Quelle est la nouvelle fonctionnalité?

Avec cette mise à jour, Aidi a étendu les capacités de partage du centre de rapports. Les utilisateurs et utilisatrices ayant accès au centre de rapports peuvent désormais définir un calendrier de distribution automatique pour tous les rapports disponibles.

Auparavant, lorsqu'un utilisateur/trice définissait une récurence pour générer des rapports, il/elle ne pouvait le faire que pour elle-même. Désormais, des parties prenantes spécifiques ayant accès à leur instance Aidi peuvent être sélectionnés pour recevoir ces mêmes rapports. Comme auparavant, les rapports peuvent être générés immédiatement, tous les lundis ou vendredis, ou le 1er de chaque mois. Ces mêmes fréquences s'appliquent à l'envoi ou au partage des rapports avec d'autres utilisateurs/trices.

Quels sont les principaux cas d'utilisation ?

Cette fonction vous permet de gagner du temps grâce à une automatisation simple tout en distribuant des informations clés à ceux et celles qui en ont besoin.

Des rapports faciles à générer

Étant donné que vous pouvez désormais programmer la génération automatique de rapports pour vous-même et pour certains membres de votre équipe, vous n'avez plus à vous demander si certains rapports ont été envoyés ou non. Cela signifie une tranquillité d'esprit pour vous et toute votre équipe pendant que vous vous concentrez sur les tâches quotidiennes urgentes.

Partage plus rapide de l'information

Au lieu de devoir générer, télécharger et envoyer des rapports spécifiques, avec cette fonctionnalité, Aidi fait tout cela pour vous. Les menbres de l'équipe sélectionnés recevront les mêmes informations que vous, au moment où vous les recevrez. Tout le monde reste sur la même longueur d'onde.

Des canaux de communication plus transparents

En sélectionnant les bons rapports à envoyer aux bonnes personnes, selon le calendrier requis, il n'y a plus ni attente, ni rattrapage pour l'envoi des mises à jour. Vous pouvez facilement voir et savoir qui reçoit quel rapport et quand, et vous assurer que les projets continuent d'avancer comme il se doit.

Quels sont les principaux avantages de cette fonctionnalité ?

• Efficacité - vous passez moins de temps à rechercher et à partager des rapports, vous pouvez les programmer une fois et les « oublier ».
• Rester informé - vous et votre équipe ne manquerez jamais les détails importants d'un projet ou d'un portefeuille grâce aux rapports automatisés qui tiennent tout le monde informé.
• Respect du calendrier - grâce à la distribution automatisée des rapports, vous et vos responsables ne manquerez jamais une « date limite ».

Qui bénéficie le plus de cette fonctionnalité?

Cette fonctionnalité profitera grandement aux utilisateurs/trices de tous les niveaux de l'organisation. Si elle facilite incontestablement le flux d'informations vers les dirigeant(e)s, elle peut également contribuer à la distribution des données à l'échelle de l'équipe (c'est-à-dire de manière plus horizontale).

Il convient de noter que nous n'imposons pas de restrictions quant à l'identité des personnes pouvant recevoir des données. Les utilisateurs/trices peuvent uniquement programmer et envoyer des rapports à d'autres utilisateurs/trices Aidi dans le centre de rapports, mais il peut s'agir d'un groupe important de personnes. C'est à l'utilisateur/trice individuel(le), et peut-être par le biais de politiques internes, d'identifier quels rapports peuvent être envoyés à quelles personnes. Nous vous suggérons de vous mettre d'accord sur ce type de règles en tant qu'organisation avant de mettre en place une automatisation plus poussée des rapports.

Ceci étant dit, personne n'a jamais souffert d'être « surinformé ». Nous vous encourageons donc à commencer à partager vos rapports avec les bonnes personnes, aux intervalles nécessaires, dès que possible!