Introduction

Définir des objectifs stratégiques clairs et alignés avec la mission de l'organisation publique est essentiel pour assurer le meilleur service possible aux citoyens, élèves ou patients. Cela permet de :

1. Concentrer les efforts: Avec des objectifs bien définis, l'organisation peut concentrer ses ressources et ses initiatives sur ce qui compte le plus pour les parties prenantes.
2. Prioriser les projets: En reliant les projets aux objectifs stratégiques, l'organisation peut plus facilement identifier les initiatives les plus importantes et bénéfiques pour la communauté de façon claire, objective et structurée.
3. Mesurer les performances: Des objectifs quantifiables permettent de suivre les progrès et d'évaluer l'impact des efforts de l'organisation.
4. Aligner l'organisation: Quand tous les départements travaillent vers les mêmes objectifs stratégiques, cela crée une synergie et une cohésion au sein de l'organisation.

Bénéfices d'aligner les projets sur les objectifs stratégiques pour les organisations publiques

Lorsque les projets sont clairement liés aux objectifs stratégiques de l'organisation publique, cela apporte plusieurs avantages significatifs :

💙 Amélioration des services: En concentrant les ressources sur les initiatives les plus bénéfiques pour les usagers, l'organisation optimise son impact sociétal. Les services sont développés et adaptés en fonction des besoins réels des citoyens, qu'il s'agisse de services administratifs, de programmes éducatifs ou de soins de santé. Cette approche ciblée permet d'accroître l'efficience opérationnelle, offrant ainsi davantage de services de meilleure qualité avec les ressources disponibles.

💡 Meilleure prise de décision: Disposer d'une vision stratégique claire permet d'établir des critères objectifs pour la priorisation des projets et l'affectation des ressources. Les décisions deviennent plus objectives, cohérentes et facilement justifiables auprès des différentes parties prenantes. Le processus décisionnel gagne en structure et en transparence, facilitant ainsi la gestion globale de l'organisation.

👷 Une meilleure exécution: Lorsque les employés comprennent clairement comment leur travail contribue aux objectifs globaux de l'organisation, leur engagement et leur motivation s'accroissent naturellement. Cette compréhension approfondie favorise une meilleure coordination entre les services, réduit les conflits potentiels et améliore la collaboration entre les équipes. L'efficacité opérationnelle s'en trouve renforcée grâce à une meilleure priorisation des tâches et une réduction des activités non alignées avec les objectifs stratégiques.

📂 Transparence et responsabilité: La communication claire des objectifs, associée à un suivi régulier des progrès et à des indicateurs de performance mesurables, renforce la transparence de l'action publique. La redevabilité s'améliore grâce à une traçabilité précise entre les actions menées et les résultats obtenus, soutenue par des mécanismes de reddition de comptes structurés. Les parties prenantes bénéficient ainsi d'une meilleure visibilité quant à l'utilisation des ressources publiques et peuvent mieux évaluer l'efficacité des actions entreprises.

Ces divers avantages se renforcent mutuellement, créant un cercle vertueux au sein de l'organisation. L'amélioration continue des services renforce la confiance des usagers, tandis que l'optimisation de la prise de décision permet une meilleure utilisation des ressources. L'exécution efficace des projets accélère l'atteinte des objectifs, et la transparence accrue facilite l'adhésion de l'ensemble des parties prenantes.

Ce que dit le PMI (Project Management Institute)

Selon le Project Management Institute (PMI), la gestion des objectifs stratégiques des portefeuilles de projets et de leurs bénéfices représente un aspect fondamental de la gestion de portefeuille. Cette approche s'inscrit dans une logique d'alignement stratégique et de création de valeur pour l'organisation.

L'alignement stratégique constitue le point de départ de toute gestion de portefeuille efficace. Le PMI souligne l'importance d'une sélection rigoureuse des composants du portefeuille (projets et programmes) en fonction de leur contribution aux objectifs stratégiques de l'organisation. Cette sélection s'appuie sur des critères précis et une priorisation reflétant l'importance stratégique de chaque initiative. Un processus de révision régulier permet de maintenir cet alignement dans le temps et d'ajuster le portefeuille si nécessaire.

La gestion des bénéfices occupe une place centrale dans l'approche recommandée par le PMI. Les bénéfices doivent être clairement identifiés dès la phase de sélection et faire l'objet d'un plan de réalisation détaillé. Ces bénéfices peuvent prendre différentes formes : financières, comme le retour sur investissement ou la valeur actuelle nette, ou non financières, comme l'amélioration des processus ou la satisfaction accrue des clients. Le PMI insiste sur l'importance de distinguer les bénéfices tangibles et intangibles tout en maintenant un suivi rigoureux de leur réalisation tout au long du cycle de vie du portefeuille.

La gouvernance du portefeuille joue un rôle crucial dans ce processus. Elle doit garantir que les décisions prises servent effectivement les objectifs stratégiques et que la valeur créée est optimisée. Le PMI recommande l'utilisation d'indicateurs clés de performance (KPIs) pour mesurer et suivre l'alignement stratégique et la réalisation des bénéfices. Cette approche méthodique permet une optimisation continue du portefeuille et une maximisation de la valeur générée pour l'organisation.

La documentation et la communication des résultats sont également des éléments essentiels de l'approche. Le PMI souligne l'importance de maintenir la traçabilité des bénéfices réalisés et de communiquer régulièrement avec les parties prenantes sur les progrès et les résultats obtenus. Cette transparence permet de maintenir l'engagement des parties prenantes et facilite la prise de décision.

L'approche préconisée par le PMI suit une logique descendante, partant de la stratégie organisationnelle pour aboutir aux projets individuels, en passant par la gestion du portefeuille. Cette cascade garantit une cohérence globale et une maximisation de la valeur créée pour l'organisation. L'évaluation régulière de la valeur apportée et l'optimisation continue du portefeuille permettent de maintenir cette cohérence dans le temps et d'adapter le portefeuille aux évolutions de l'environnement organisationnel.

➡️ Références principales :

• "The Standard for Portfolio Management" (4th edition) - PMI
• "Benefits Realization Management: A Practice Guide" - PMI
• "Governance of Portfolios, Programs, and Projects: A Practice Guide" - PMI

Comment un logiciel de gestion de projets aide-t-il les organisations publiques à suivre les objectifs stratégiques?

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Un logiciel de gestion de projets moderne peut grandement faciliter l'alignement des projets sur les objectifs stratégiques de l'organisation :

1. Définition des objectifs et des avantages: Le logiciel permet aux utilisateurs de définir clairement les objectifs stratégiques de l'organisation et de les communiquer facilement. Les bénéfices attendus peuvent également être liés à ces objectifs, ce qui facilite leur suivi.
2. Planification des projets: Chaque projet peut être relié aux avantages et aux objectifs pertinents, ce qui facilite l'établissement des priorités et l'affectation des ressources.
3. L'élaboration de scénarios: Cela permet d'envisager différentes alternatives de hiérarchisation et d'évaluer leur impact sur les bénéfices attendus et les objectifs stratégiques.
4. Suivi des performances: Des tableaux de bord et des rapports permettent de mesurer l'avancement et l'impact des projets et leurs bénéfices par rapport aux objectifs fixés.
5. Visibilité et transparence: Tous les employés ont une vue d'ensemble des projets, de leurs liens avec les objectifs et de leur statut.
6. Amélioration continue: Les données collectées permettent d'analyser et d'ajuster les objectifs et les stratégies au fil du temps.

Définir des objectifs stratégiques clairs et suivre leur réalisation à l'aide d'un logiciel de gestion de projets est essentiel pour les organisations publiques afin d'offrir les meilleurs services possibles à la communauté. Cela permet de se concentrer sur les initiatives les plus bénéfiques, d'améliorer la prise de décision et l'exécution, tout en favorisant la transparence et la redevabilité.

Contactez-nous pour savoir comment Aidi peut vous aider à gérer vos objectifs stratégiques.