Gérer les ordres de modification du point de vue du propriétaire

Comprendre les ordres de changement

Un ordre de changement est un accord écrit entre le donneur d'ouvrage et un entrepreneur ou un tiers, détaillant les modifications apportées au contrat de construction ou aux plans initiaux. Ces changements peuvent englober toute une série de modifications, telles que des changements de conception, des substitutions de matériaux ou des ajustements au calendrier du projet. Les ordres de changement sont monnaie courante dans le secteur de la construction, mais ils peuvent entraîner des complications s'ils ne sont pas gérés correctement et énoncés clairement.

L'impact des ordres de changement

Les ordres de changement ont un impact significatif sur les projets de construction. Voici quelques-uns des principaux effets à prendre en compte du point de vue du donneur d'ouvrage :

Implications en termes de coûts : Les ordres de changement entraînent souvent des coûts supplémentaires. Ceux-ci peuvent résulter d'une révision des matériaux, d'un surcroît de travail ou de retards. Le donneur d'ouvrage doit évaluer soigneusement ces coûts et négocier avec l'entrepreneur afin d'obtenir un prix équitable pour les changements. Plus important encore, lorsqu'un ordre de changement entraîne un modification au coût, celui-ci doit être suivi et pris en compte dans les prévisions ou les calculs futurs.

Retards dans le projet : Les ordres de changement peuvent perturber le calendrier du projet. Les donneurs d'ouvrage doivent évaluer l'importance du changement demandé par rapport au retard potentiel qu'il peut entraîner. Il est essentiel de minimiser les perturbations pour rester sur la bonne voie.

Implications juridiques : Le contrat initial et les accords juridiques doivent être pris en compte dans le cadre des ordres de changement. Un contrat bien rédigé doit décrire les procédures de demande, d'approbation et d'exécution des changements. Ces procédures peuvent inclure les rôles ou les personnes qui ont la capacité d'exécuter les ordres de changement. Un système de gestion des ordres de changement clairement défini et efficace contribuera à respecter ces spécificités.

Meilleures pratiques pour la gestion des ordres de changement

Une bonne gestion des ordres de changement est cruciale pour les chefs de projet et la plupart des personnes impliquées dans les équipes de gestion de la construction. Voici quelques bonnes pratiques à prendre en compte :

Documentation approfondie : Conservez des dossiers détaillés de tous les documents du projet, y compris le contrat initial, les plans et les spécifications. La documentation est essentielle pour évaluer l'impact des changements proposés et pour suivre ces changements dans le temps.

Communication : Une communication efficace entre donneur d'ouvrage (par l'intermédiaire du chef de projet), l'entrepreneur et les autres parties prenantes est essentielle. Un dialogue ouvert et transparent permet d'identifier rapidement les problèmes potentiels et d'éviter les malentendus. L'existence de canaux de communication très clairement définis ou de plateformes permet à chacun de savoir à qui s'adresser pour obtenir des ordres de changement.

Budgétisation et imprévus : Allouez une partie du budget du projet pour couvrir les ordres de changement potentiels. Le fait de disposer d'un fonds de prévoyance peut contribuer à atténuer l'impact financier de changements inattendus.

Priorité : Tous les ordres de changement n'ont pas la même importance. Classez les changements par ordre de priorité en fonction de leur impact sur les objectifs généraux du projet. Évaluez la manière dont chaque changement s'inscrit dans le cadre, le budget et le calendrier du projet.

Négociation : Lorsque vous discutez des ordres de changement avec l'entrepreneur, soyez prêt à négocier. Veillez à ce que les ajustements de coûts et de délais proposés soient justes et justifiables.

Examen juridique : Si un ordre de changement implique des modifications importantes, il est judicieux de demander un avis juridique pour s'assurer que toutes les obligations contractuelles sont respectées.

Processus d'approbation : Établissez un processus clair et efficace d'approbation des ordres de changement. Définissez qui est habilité à approuver les modifications et fixez des délais pour éviter les retards inutiles.

Logiciel pour la gestion des ordres de changement : Envisagez d'utiliser un logiciel de gestion de construction pour gérer tous les aspects des ordres de changement. Ces outils rationalisent le processus de traitement des ODC, le rendant plus efficace, transparent et automatisé. Les fonctions spécifiques à prendre en compte sont la capacité de créer et de suivre les ordres de changement (et leurs nombreuses variantes), les chaînes d'approbation des ODC ou des demandes de changement, et l'historique des heures supplémentaires pour toute rétrospective ou exigence légale.

Conclusion

Des changements interviennent dans tous les types de projets de construction. Pour les donneurs d'ouvrage, une gestion efficace de ces changements est essentielle à la réussite du projet. En suivant les meilleures pratiques, en maintenant une communication ouverte et en utilisant les bons outils, les donneurs d'ouvrage peuvent gérer les ordres de changement en toute confiance. Ces pratiques permettront non seulement de minimiser les perturbations, mais aussi de contribuer à la réussite du projet et à la satisfaction des parties prenantes. N'oubliez pas que les ODC peuvent présenter des difficultés, mais avec la bonne approche, ils peuvent constituer des opportunités d'amélioration et d'innovation.