Avison Young est une société mondiale de conseil en immobilier commercial, connue pour partager son expertise avec les propriétaires et les utilisateurs d'espaces dans plus de 15 pays. L'un de ses services phares est la gestion de projets de construction, qui couvre les domaines du réaménagement intérieur, de l'expansion et des projets de développement commercial dans plusieurs industries. Au Québec, Avison Young compte parmi ses clients le Mouvement Desjardins, Ivanhoé Cambridge et la Banque de développement du Canada.

Le défi

Avant de commencer à travailler avec Aidi, Avison Young Montréal utilisait des fichiers Excel complexes et encombrants pour gérer les projets de ses clients. Ils créaient et envoyaient également des rapports mensuels aux clients en format PDF. L'utilisation de ces outils statiques rendait la collaboration entre les parties prenantes difficile, c'est le moins que l'on puisse dire. Les rapports mensuels étaient un exercice long et fastidieux, truffé d'erreurs, car il y avait souvent des entrées doubles ou triples, difficiles à localiser et à supprimer des rapports. Et les approbations étaient gérées par courrier électronique, ce qui entraînait confusion et perte de temps.

Avison Young a fini par atteindre un point où la mise à niveau des processus d'organisation et de gestion de projet était devenue une nécessité absolue. C'est là qu'intervient Aidi, prêt à améliorer leur flux de travail d'une manière inattendue.

La solution

Benoit Dubuc et son équipe d'Avison Young à Montréal ont entendu parler de l'Aidi plateforme grâce à un article paru dans un numéro de 2017 de la revue Les Affaires en 2017. Dès la première démo, il leur est apparu clairement que l'Aidi correspondait exactement à ce qu'ils recherchaient. Contrairement aux autres solutions qu'ils avaient évaluées (qui étaient complexes, coûteuses ou simplement inadaptées), Aidi offrait tout ce dont ils avaient besoin, délivré via une interface simple et rationalisée. Avison Young a rapidement signé avec nous, enthousiaste à l'idée de voir comment Aidi pourrait les aider à améliorer leur offre de services à leurs clients.

C'est une application qui nous va comme un gant, et elle continue d'évoluer en fonction des besoins de la communauté et des meilleures pratiques.
- Benoit Dubuc, directeur des services de gestion de projets, Avison Young Montréal

Le résultat

D'énormes améliorations de l'efficacité et de la productivité d'Avison Young ont été constatées au cours des premiers mois qui ont suivi l'intégration d'Aidi en 2018. Le principal avantage pour les clients d'Avison Young est la centralisation des informations sur les projets au sein d'un seul site plateforme. En offrant un accès en lecture seule, les clients sont désormais en mesure d'accéder à toutes les informations liées à leurs projets en temps réel - ce qui signifie qu'il n'est plus nécessaire d'attendre un rapport à la fin du mois. De plus, grâce à la gestion intégrée des approbations dans Aidi, rien n'est oublié et les délais sont facilement respectés.

L'arrivée d'Aidi a également eu un impact majeur sur les processus internes d'Avison Young. Avant l'intégration, les doubles saisies d'informations et les erreurs dans les fichiers Excel étaient à l'origine d'une grande frustration. La conception d'Aidi réduit considérablement le risque d'erreurs, car les montants incorrects sont automatiquement signalés. En outre, toutes les informations pertinentes relatives au projet sont synchronisées entre plusieurs parties du site plateforme, ce qui élimine les doubles saisies et les erreurs manuelles. Plus besoin de perdre du temps à parcourir des fichiers Excel pour trouver les données qui faussent un calcul !  

Aidi a également permis à Avison Young de standardiser ses processus et ses formats de documents. Quelle que soit la personne qui gère un projet, les clients bénéficient toujours du même niveau de précision dans les rapports et les documents qui leur sont remis.

Des avantages inattendus

Une autre chose qui a agréablement surpris Avison Young depuis qu'il a signé avec Aidi est la façon dont toute la communauté Aidi est impliquée dans le développement continu du site plateforme. Au fil du temps, Aidi a évolué pour répondre aux besoins et aux attentes de chaque client, et tous nos clients reçoivent les mises à jour qui leur sont demandées !

De plus, le fait qu'Aidi soit une application web accessible depuis n'importe où a permis aux chefs de projet de s'adapter très facilement à notre nouvelle réalité de travail à domicile. Tout est centralisé dans Aidi ! Le site plateforme est tellement simple et intuitif qu'il ne nécessite que peu de formation pour les nouveaux utilisateurs. Si nécessaire, la microformation et le wiki en ligne permettent de répondre à la grande majorité des questions.

Pour Avison Young, c'est un choix logique d'utiliser Aidi, car le site plateforme améliore sans effort leur offre de services aux propriétaires. La raison pour laquelle il fonctionne si bien pour Avison Young, ainsi que pour nos autres clients, est qu'il a vraiment été conçu sur mesure pour répondre aux besoins des organisations qui gèrent des projets de construction.