En 2015, la province du Québec a créé une nouvelle organisation pour soutenir les besoins en santé communautaire. Aujourd'hui, les régions clés du Québec ont un CISSS ou CIUSSS qui assure l'accessibilité, la continuité et la qualité des services de bien-être et des services sociaux pour les personnes de leur voisinage immédiat. Cette étude de cas montre comment le CISSS de l'Abitibi-Témiscamingue a choisi Aidi pour l'aider à réduire le stress et l'imprévisibilité financière liés à la gestion des projets de construction qu'il supervise.

Le contexte

Les récents changements opérationnels au sein du système des CISSS et du CIUSSS ont entraîné certains changements dans la façon de gérer les infrastructures et les biens du réseau de la santé. Soudainement, le CISSS de l'Abitibi-Témiscamingue s'est retrouvé dans l'obligation de mettre en place de nouveaux processus de gestion de la construction, au risque d'être complètement submergé de travail.

En 2019, une petite équipe de cinq personnes est chargée de gérer tous les grands projets sur son territoire géographique et d'équilibrer un budget de 15 millions de dollars par an. De plus, ils avaient la responsabilité de soutenir plusieurs équipes locales qui comptent sur leurs conseils. Il était clair que le CISSS de l'Abitibi-Témiscamingue avait besoin d'une autre façon de garder un œil sur ses projets de construction, qui comprennent l'entretien, les rénovations fonctionnelles (qui sont souvent complexes dans les environnements cliniques) et les projets à grande échelle comme la construction d'un nouveau centre de cancérologie.

Le défi

Avant de s'engager avec Aidi, chaque membre de l'équipe du CISSS d'Abitibi travaillait avec sa propre feuille de calcul Excel, communiquant par courriel l'avancement des projets de construction. Un membre spécifique de l'équipe était chargé de compiler les informations provenant de diverses feuilles de calcul Excel et de les transformer manuellement en rapports, qui étaient également au format Excel, ou parfois Microsoft Word. Ce processus était fastidieux et sujet à des erreurs, et avec les changements au sein de la structure interne du CISSS, il est devenu essentiel de trouver une meilleure façon de faire les choses.

Le principal problème auquel l'équipe du CISSS de l'Abitibi a été confrontée était de savoir comment suivre l'évolution des projets de construction sur l'ensemble du territoire. Un autre problème était qu'il était difficile de suivre d'assez près le financement des projets de construction. Par exemple, à plusieurs reprises, l'équipe a découvert à la dernière minute que le plan de financement devait être modifié, car un budget avait été épuisé de façon inattendue. Enfin, l'équipe ne s'est jamais sentie en confiance quant aux estimations de son plan d'urgence. Il y avait toujours un sentiment d'arbitraire dans le processus, ce qui ne donnait pas vraiment confiance dans le bon déroulement d'un projet. L'équipe était toujours surprise de découvrir qu'il fallait puiser dans les fonds de contingence (ce qui n'est pas un scénario idéal, loin de là).

La solution

Conscient de la nécessité de trouver un meilleur moyen de gérer ses projets de construction, le CISSS a évalué trois solutions de gestion de projets de construction plateformes. Ils ont finalement choisi Aidi pour plusieurs raisons.

La première est notre spécialisation dans la gestion de projets de construction. Chez Aidi, nous ajoutons constamment de nouvelles fonctionnalités à notre site plateforme lorsque nous percevons que nos clients en ont besoin - ou lorsqu'ils en font la demande, bien entendu ! Deux fonctionnalités puissantes que nous avons récemment ajoutées à plateforme (et que nos clients ont trouvées extrêmement utiles) sont le module de directive de chantier et le module de demande de paiement. Le module "Directive de chantier" aide tout le monde à se tenir au courant des ordres de modification sur un chantier de construction, et le module "Demande de paiement" rationalise sans effort le processus de demande de paiement par les fournisseurs, ainsi que l'approbation et l'émission des paiements.  

La deuxième raison pour laquelle le CISSS de l'Abitibi a choisi Aidi est le prix du site plateforme et le fait qu'Aidi offre un nombre illimité de licences et de projets, sans frais supplémentaires. Ce type de structure élimine le stress d'essayer de déterminer si un projet ou un fournisseur spécifique doit être géré dans l'Aidi plateforme en raison d'un manque de budget. Tous les projets d'une organisation bénéficient d'un sérieux coup de pouce de la part d'Aidi.

La transformation

Aidi est officiellement entré en service au bureau du CISSS de l'Abitibi en février 2020, après les résultats impressionnants de la preuve de concept sur laquelle nous avons travaillé avec leur équipe. La première phase a été l'intégration des grands projets de rénovation, d'expansion et de nouvelle construction du CISSS dans le logiciel Aidi. Puis nous sommes passés à l'intégration des projets de rénovation fonctionnelle.

Dès le début de l'implantation d'Aidi au sein du CISSS d'Abitibi, les tensions financières de l'organisation ont commencé à être éliminées. Aidi vous demande d'établir un budget d'implantation pour chaque projet - une étape obligatoire si vous voulez produire des bons de commande dans le logiciel. En demandant aux gestionnaires de planifier et d'estimer les projets à l'avance, le financement de chaque projet est prédéterminé, et les dépassements de coûts deviennent une chose du passé. En gérant les projets dans Aidi, les gestionnaires peuvent voir très tôt si un projet risque de manquer de financement, et peuvent alors prendre des décisions en conséquence.

Un autre avantage d'Aidi est l'automatisation des rapports stratégiques sous la forme d'un tableau de bord. Au lieu de devoir constamment s'envoyer des e-mails et de compiler manuellement les informations dans des rapports, tout cela se fait automatiquement à l'intérieur du site plateforme. Les responsables n'ont qu'à cliquer sur un bouton pour générer un rapport Excel centralisant toutes les informations relatives à un projet. Ces rapports peuvent même être automatisés et produits à une heure précise - par exemple, tous les lundis matin à 6 heures.

Un autre atout majeur d'Aidi est la facilité avec laquelle les parties prenantes externes, telles que les architectes, les entrepreneurs et les ingénieurs, peuvent suivre l'avancement de leur partie d'un projet dans le logiciel. Cette fonctionnalité rationalise le traitement des directives et des reçus.

Avant que le CISSS d'Abitibi n'utilise Aidi, les gestionnaires de projets devaient superviser ces tâches fastidieuses en combinant la communication verbale, la communication par courriel, la paperasserie et l'archivage. Avec Aidi, tout est centralisé sur le site plateforme et présenté sous forme de tableaux faciles à lire. Désormais, le CISSS contrôle beaucoup mieux les suivis, tandis que les partenaires externes peuvent se concentrer sur ce qu'ils font le mieux.

Aidi aide le CISSS à simplifier considérablement ses processus administratifs, ce qui aide grandement les petites équipes de projet comme la nôtre - surtout que la construction n'est pas notre activité principale !
- Francis Luneau, responsable des projets d'installation, CISSS de l'Abitibi

Le résultat final

Le CISSS de l'Abitibi est très heureux d'avoir décidé d'abandonner la gestion manuelle de ses projets de construction et de les confier à l'Aidi plateforme. Grâce à la vaste expérience de l'équipe de l'Aidi en matière de gestion de projets et à sa passion pour la formation et le soutien aux clients, le processus d'intégration s'est déroulé en douceur, et nos équipes ont travaillé ensemble de façon harmonieuse dès le premier jour.